EDICOM, primer PSC acreditado como Tercero Legalmente Autorizado (TLA) para la digitalización de documentos

EDICOM ha sido el primer PSC en obtener la acreditación como Tercero Legalmente Autorizado (TLA) proporcionada por Secretaría de Economía para el proceso de digitalización de documentos en soporte físico de conformidad con la NOM-151-SCFI-2016, que regula los “Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos”.

La Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 establece la posibilidad de que representaciones digitales de documentos en soporte físico puedan ser conservadas por medios electrónicos con idéntico valor probatorio que sus originales. Para ello, la conservación NOM 151 exige la aplicación de un procedimiento de digitalización y cotejo definido por la Secretaría de Economía.

EDICOM, como primer Tercero Legalmente autorizado en México, cuenta con un servicio de cotejo certificado desde el que obtener mensajes de datos desde originales impresos y poder proceder a la destrucción de los documentos en papel. Ahora se pueden digitalizar todos los documentos físicos con garantía legal.

¿Qué es un Tercero Legalmente Autorizado?

La figura de TLA surge para acreditar que las imágenes o representaciones digitales obtenidas tras un proceso de digitalización son el fiel reflejo de los documentos originales. Es decir, el TLA es la figura que garantiza en todo momento la seguridad e integridad del proceso completo de digitalización.

El servicio ofrecido por EDICOM PSC como TLA permite ofrecer a las empresas su servicio de digitalización de documentos en base a la NOM151, permitiendo la destrucción del papel original.

¿Cómo funciona el proceso de digitalización o cotejo?
Para garantizar la integridad y seguridad de todo el proceso de cotejo, EDICOM ha desarrollado un procedimiento de digitalización electrónico, por el que se compara el 100% de los documentos que se quiere digitalizar.

Para ello es necesario contar con la figura del Digitalizador, la compañía responsable de ejecutar operativamente los procesos de migración de los documentos desde su soporte físico y generando como resultado los mensajes de datos. El TLA es quien auditará al digitalizador para confirmar que toda la normativa se ha cumplido y la migración se realizó de manera íntegra e inalterable mediante un proceso de cotejo.

La seguridad debe garantizarse desde el mismo momento en el que el comerciante presta los documentos al digitalizador y éste debe custodiarlos. Un TLA como EDICOM garantiza en esta fase del proceso que no han tenido lugar brechas de seguridad ni de alteración de los originales en papel.

Tras el proceso de digitalización, el TLA confirma, gracias a un software propio, que los mensajes de datos digitales son idénticos a los originales en papel. Se coteja el 100% de los documentos comprobando hasta el más mínimo detalle.

Una vez acreditado que el original electrónico no ha sufrido alteraciones, se aplica una firma y un sello de tiempo para garantizar la inalterabilidad del documento en el tiempo. Desde este momento, el original en papel se puede destruir.

Video:¿Cómo funciona el proceso de digitalización junto al TLA?

Completa el ciclo con un servicio de almacenamiento de larga duración
Para completar el proceso, EDICOM ofrece un servicio adicional de almacenamiento electrónico de larga duración. El servicio aplica a todos los documentos y datos resguardados los métodos de identificación, firma digital y sello electrónico de tiempo. La solución garantiza un acceso permanente y la recuperación del 100% de los documentos cargados en la plataforma, así como una gestión de las evidencias que permiten demostrar la integridad de los documentos almacenados y otorgarles valor probatorio ante la ley.

La actualización de las reglas aplicables para los PSC es un paso más en la evolución digital y la implementación de la tecnología en favor a la eliminación del papel, simplificación de operaciones y la automatización de procesos que se traducen en altos costos, periodos de tiempo prolongados y riesgo cuando se tratan mediante soportes físicos.

Ponerse en contacto con ellos si se desea más información o si quiere iniciar un proceso de digitalización de una bodega de papel.

EDICOM, primer PSC acreditado como Tercero Legalmente Autorizado (TLA) para la digitalización de documentos

EDICOM, primer PSC acreditado como Tercero Legalmente Autorizado (TLA) para la digitalización de documentos

Comunicado de prensa EDICOM, primer PSC acreditado como Tercero Legalmente Autorizado (TLA) para la digitalización de documentos publicado en comunicae.com.mx

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